Ministerio de Salud y Protección SocialPresidencia de la República de Colombia

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008 - Prejudicial Business Tech S.A.

COMITÉ DE CONCILIACIÓN

ACTA No. 008 -2011

CIUDAD: Pereira, Risaralda

FECHA: Abril 26 de 2011

LUGAR: Sala de Juntas de la Empresa Social del Estado Salud   Pereira.

HORA: 9:00 A.M.

ASISTENTES:         -Dr. JUAN CARLOS MARÍN GÓMEZ.

                                  Gerente.

                               - Dr. ERNESTO JULIO ECHEVERRI       MORALES

                                 Subgerente de Apoyo.

                               - Dra. SANDRA MAYA GÓMEZ

                                 Jefe División Administrativa y Financiera  

  - Dra. MARIA MERCEDES RÍOS AYALA. 

                                 Jefe Oficia Asesora Jurídica

INVITADOS:         - Dr. JORGE WILLIAM LÓPEZ ESCOBAR. 
Asesor Control Interno.

                            - Dr. GUSTAVO ALBERTO CASTILLO RAMÍREZ

                                Subgerente Unidad Intermedia del Centro

En la ciudad de Pereira, siendo las nueve de la mañana (9:00 a.m.) del día 26 de abril de 2011, en la sala de juntas de la  Empresa Social del Estado Salud Pereira, se reunió el Comité de Conciliación, previa convocatoria efectuada por el Gerente de la empresa doctor Juan Carlos Marín Gómez, quien actúa como presidente del mismo, Al comité en mención se hizo presente el doctor Juan Carlos Marín Gómez, el doctor Ernesto Julio Echeverri Morales, Subgerente de Apoyo, la doctora Sandra Maya Gómez, Jefe División Administrativa y Financiera y la doctora María Mercedes Ríos Ayala, Jefe Oficina Asesora Jurídica de la
entidad, como invitados se hicieron presentes el doctor Jorge William López Escobar, Asesor de Control Interno de la entidad, y el doctor Gustavo Alberto Castillo Ramírez, Subgerente Asistencial de la Unidad  Intermedia de Salud del Centro.

Ante los miembros del Comité de Conciliación e invitados, la doctora María Mercedes Ríos Ayala, manifestó que el tema a tratar es el siguiente:

PRIMERO: La doctora Carmenza Correa Arcila, Procurador Judicial en Asuntos Administrativos No.38 dentro de la petición de Conciliación Prejudicial convocada por la empresa BUSINESS TECH S.A., a través de apoderada judicial, la doctora GLORIA LUCIA RAMÍREZ VÉLEZ, fijo fecha para la celebración de la audiencia de conciliación prejudicial el día 28 de abril de 2011 a las 9:30 a.m.

SEGUNDO: La doctora María Mercedes Ríos Ayala, manifestó que la apoderada  de la firma BUSINESS TECH S.A., esgrime como hechos para argumentar sus pretensiones y que se le cancele la suma de $ 75´973.333.oo, los siguientes:

1. BUSINESS TECH S.A celebró con la Empresa Social del Estado Salud Pereira, contrato de prestación de servicios call center, para la asignación  elefónica de citas médicas y odontológicas en el servicio de consulta externa de carios hospitales del Municipio. Esta contratación se realizó mediante contrato No 070-2010, del 28 de enero de 2010 y con el acta de iniciación del 8 de febrero de 2010, en donde ratifica las condiciones del contrato en cuanto a la duración de 5 meses contados a partir del 8 de febrero de 2010 y hasta el 7 de julio de 2010; el valor del contrato de $ 154´000.000.oo, la forma de pago mensual por valor de $ 30´800.000.oo; rubro presupuestal EG 7010120.

2. EL 29 de junio de 2010 entre las partes se firmo la adición y prorroga de No 001 al contrato 070 del 2010, en el cual se adicionaron 75 días al plazo inicial y se adicionaron $ 77´000.000.oo, al término y valor inicialmente pactados en el contrato de prestación de servicios No 070 del 2010; por lo cual el término total del contrato fue de 7 meses y 15 días contados a partir del 8 de febrero de 2010 hasta el 22 de septiembre del 2010.

3. El contrato 070 del 2010 venció el 22 de septiembre de 2010, sin embargo por solicitud verbal del Gerente de la Empresa Social del Estado Salud Pereira, no se suspendió el servicio para evitar que colapsara la atención al usuario que se prestaba a través del call center de la convocante, y dando espera para que se legalizara un nuevo contrato, como se había venido haciendo con los últimos servicios prestados desde el 2009; con la continuidad en la prestación del servicio de call center se logró, entre otros aspectos: i) evitar que colapsara el servicio de asignación de citas; ii) garantizar la continuidad del objeto para el cual fue contratado el call center, iii) conservar el interés incorporado en este tipo de actividades, que
no es otro que el público, el que demanda atención continua y eficiente.

4. BUSINESS TECH S.A. en la ejecución del contrato obró con el convencimiento de su retribución económica, y sus decisiones se fundamentaron en los comportamientos previos de la Empresa Social del Estado Salud Pereira y en la confianza originada en esas expresiones de la entidad contratante. La fé y la confianza aludida se hicieron patentes con el compromiso adoptado por parte de la Empresa Social del Estado Salud Pereira y se evidenció con las cartas de invitación para contratar enviadas por el Gerente de la entidad el 20 de septiembre y el 18 de noviembre del 2010, las cuales fueron respondidas por la Gerente de la Convocante BUSINESS TECH S.A., en comunicación radicada el 23 de noviembre de 2010 en el cual se daba respuesta aceptando la invitación, al anexar los documentos requeridos para la contratación.

5. El 9 de diciembre ante la demora en la legalización del contrato, se decidió por parte de la Gerente de BUSINESS TECH S.A., suspender la prestación del servicio y ante la realidad de que no podía subsidiar mas los costos que implica la operación, envió a la Empresa Social del Estado Salud Pereira para el cobro, las facturas CP 10 por valor de $ 5´133.333.oo, la cual tiene sello de recibido del 5 de noviembre del 2010, por concepto de servicio de call center del 5 días del mes de septiembre del 2010; CP 11 por valor de $ 30´800.000.oo, la cual tiene sello de recibido del 5 de noviembre del 2010, por concepto de servicio de call center del mes de octubre del 2010; CP 27 por valor de $ 30´800.000.oo, la cual tiene sello de recibido del 20 de diciembre del 2010, por concepto de servicio del call center del mes de noviembre del 2010; CP 28 por valor de $ 9´240.000.oo, la cual tiene sello de recibido del 20 de diciembre del 2010, por concepto de servicio call center de 9 días del mes de diciembre del 2010.

6. El 20 de diciembre la Gerente encargada de la Empresa Social del Estado Salud Pereira, envió la comunicación 002570 haciendo devolución de las facturas CP 10 y CP 11, y citando el art. 22 del Decreto 115 del 15 de enero de 1996, con el cual sustentó el no pago de las facturas que se estaban cobrando por figurar hechos cumplidos, y además manifiesta que para su cobro se debe acudir a la figura de conciliación prejudicial.

7. La convocante en la ejecución del contrato obró con el convencimiento de su retribución económica, y sus decisiones se fundamentaron en los comportamientos previos de la Empresa Social del Estado Salud Pereira, y en la confianza originada en esas expresiones de la entidad contratante.

8. Como se desprende de los anteriores supuestos fácticos, es posible concluir que BUSINESS TECH S.A., prestó de forma ininterrumpida los servicios de call center, para la asignación telefónica de citas médicas y odontológicas en el servicio de consulta externa de varios hospitales del Municipio, razón por la que se presentó un enriquecimiento injustificado de la entidad demandada, al haberse beneficiado de la actividad de la sociedad demandante sin que existiera el respectivo soporte contractual.

9. Se propone esta conciliación con el fin de llegar a un acuerdo para el pago de los intereses, perjuicios y capital correspondientes a las facturas CP 10 por valor de $ 5´133.333.oo por concepto de servicio call center del 5 días del mes de septiembre del 2010; CP 11 por valor de $ 30´800.000.oo, por concepto de servicio de call center del mes de octubre del 2010; CP 27 por valor de  $ 30´800.000.oo, por concepto de servicios de call center del mes de noviembre del 2010; CP 28 por valor de $ 9´240.000.oo, por concepto de servicio de call center de 9 días del mes de diciembre del 2010.

10. De no ser posible la conciliación, tener agotado como requisitos de procedibilidad para recurrir ante la Jurisdicción  Contenciosa Administrativa a fin de que se logre el reconocimiento del enriquecimiento sin justa causa de la entidad convocada y que se declare responsable del no pago de los servicios de call center prestados por la convocante.

TERCERO: La doctora María Mercedes Ríos Ayala, manifestó que el contrato de Prestación de Servicios No.070 de 2010 celebrado el día 28 de enero de 2010 con la firma BUSINESS TECH S.A, y cuyo objeto es la prestación del servicio de Central de Atención de Llamadas -Call Center- a los usuarios de la entidad, para la asignación telefónica de citas médicas, odontológicas y de control de los programas de P y P -consulta externa-, en los Hospitales y Puestos de Salud previamente determinados se solicita la conciliación, se le designo como interventor al Subgerente de Apoyo doctor  Ernesto Julio Echeverri Morales, a quien se le remitió en forma oportuna por parte de la  Oficina Asesora a su cargo, el documento que contiene el requerimiento de conciliación con el fin que elaborará informe escrito y detallado de la situación acaecida con la ejecución del contrato de prestación y se determinará la procedencia y viabilidad de la petición realizada por la sociedad convocante, igualmente se le remitió ésta solicitud a la gerencia.

CUARTO: El doctor Ernesto Julio Echeverri Morales, manifestó que de acuerdo a la solicitud de pago por valor de $ 75´973.333.oo que realiza la representante legal de dicha firma, se hace necesario precisar que él fue designado como supervisor con el fin de velar por el optimo cumplimiento de las obligaciones contractuales del contrato de prestación de servicios Nº 070 – 2010 de fecha 28 de enero de 2010 suscrito entre la Empresa Social del Estado Salud Pereira y Business Tech S.A. Es así como el día 8 de febrero de 2010 se da inicio al mencionado contrato de prestación de servicios, mediante acta de
inicio la cual se anexa a la presente comunicación, el plazo o duración del presente contrato fue de cinco meses (inicialmente), el precio y forma de pago fue de $ 154.000.000 pagaderos mediante actas mensuales por valor de $ 30.800.000. El contrato en mención fue adicionado y prorrogado mediante adición y prorroga Nº 001 del 29 de junio de 2010, la adición al valor del contrato fue por valor de $ 77.000.000 y la prorroga convenida entre las partes fue de 75 días. Dicho   contrato fue finalizado y liquidado mediante acta final y de liquidación de fecha 28 de septiembre de 2010 la cual se anexa a la presente comunicación. Es de precisar que el contratista cumplió satisfactoriamente el objeto contractual en el periodo comprendido entre el 8 de febrero al 23 de septiembre de 2010. Agrega que no tiene conocimiento sobre la prestación del servicio de call center con posterioridad a la fecha de terminación del contrato de prestación de servicios N°. 070 – 2010, la cual fue el 23 de septiembre 2010 y dicho contrato fue liquidado el 28 de septiembre de 2010, la cual anexa.

QUINTO: La doctora María Mercedes Ríos Ayala, manifestó que se hace necesario precisar que en comunicación enviada a la gerencia por el doctor Ernesto Julio Echeverri Morales subgerente de apoyo de la entidad, se solicitó y justificó la realización de la convocatoria directa, cuyo objeto es la prestación del servicio de central de atención de llamadas -call center- a los usuarios de la entidad, para la asignación telefónica de citas médicas, odontológicas y de control de los programas de P y P -consulta externa-, en los Hospitales y Puestos de Salud, para lo cual se solicito ante el profesional de Presupuesto de la empresa doctor Carlos Arturo Ramírez Yepes la respectiva expedición del certificado de disponibilidad presupuestal previa la certificación de conveniencia expedido por la Secretaria de Planeación Municipal, es así como éste profesional expidió el CDP No.1874 del 15 de septiembre de 2010.

Por lo cual se procedió a elaborar los términos de referencia de la Convocatoria Directa No. 29 de 2010 y a remitir las invitaciones pertinentes, es así como el comité evaluador designado mediante resolución No.456 del 20 de septiembre de 2010 en acta de evaluación celebrada el día 28 de septiembre de 2010 refiere que siendo el día 24 de septiembre de 2010  a las 2:30 p.m. fecha y hora señalada para realizar el cierre de la convocatoria a que se hace referencia, no se presentaron propuestas para la contratación del objeto de la convocatoria en mención, por lo cual recomendó ante la gerencia realizar las diligencias necesarias con el fin de dar apertura a un nuevo proceso de convocatoria para contratar el objeto a que se viene haciendo referencia.

Agrega la doctora Maria Mercedes, que fue así como el gerente de la entidad mediante Resolución No. 462 del 29 de septiembre de 2010 declaro desierto el proceso de Convocatoria Directa No. 29 de 2010 y ordeno realizar las diligencias necesarias con el fin de llevar a cabo un nuevo proceso de convocatoria directa para contratar el objeto de la convocatoria a que se hace alusión.

SEXTO: La doctora Maria Mercedes, manifiesta que el doctor Ernesto Julio Echeverri Morales, subgerente de apoyo de la entidad en el mes de noviembre de 2010 solicitó y justificó ante la gerencia la realización de la convocatoria directa,  cuyo objeto es la prestación del servicio de central de atención de llamadas -call center- a los usuarios de la entidad, para la asignación telefónica de citas médicas, odontológicas y de control de los programas de P y P -consulta externa-, en los Hospitales y Puestos de Salud, para lo cual según lo solicitado por el funcionario a que se hace alusión el contratista debía tener disponibilidad en forma permanente de quince (15) agentes para la asignación telefónica de citas médicas, odontológicas y de control de los programas de P y P -consulta externa-., mas no de 18 agentes como se había contratado en la ejecución del Contrato de Prestación de Servicios No. 070 de 2010, lo cual sería por el término de 2 meses y valor mensual de $20.500.000 para un total por el término solicitado de $41.000.000.

Es por ello que el gerente solicito ante el profesional de Presupuesto de la empresa doctor Carlos Arturo Ramírez Yepes la respectiva expedición del certificado de disponibilidad presupuestal previa la certificación de conveniencia No. 112 expedido por la Secretaria de Planeación Municipal, es así como éste profesional expidió el CDP No.2064 de fecha 10 de noviembre de 2010 por valor de $41.000.0000 para contratar el servicio de call center por el termino de 2 meses, por lo cual se procedió a elaborar los términos de referencia de la Convocatoria Directa No. 31 de 2010 y a remitir las invitaciones pertinentes.

Es así, como el comité evaluador designado mediante resolución No.538 del 18 de noviembre de 2010 en acta de evaluación celebrada el día 25 de noviembre de 2010, refiere que siendo el día 24 de noviembre de 2010 a las 4:30 p.m. fecha y hora señalada para realizar el cierre de la convocatoria a que se hace referencia, presento propuesta en la oficina de administración de documentos de la entidad el día 23 de noviembre de 2010 a las 4:38 p.m. la señora Claudia Leonor Jaramillo Ceballos  representante legal de la firma Business Tech S.A, estando dentro del termino y hora estipulado para el cierre según lo dispuesto en el numeral 32 de los términos de referencia de la convocatoria directa en comento, al igual que se afirma que después de analizar la propuesta presentada se recomendó ante la gerencia contratar el objeto del proceso de convocatoria con la firma en comento, teniendo en cuenta los aspectos calificados de la propuesta siendo estos el económico, la experiencia y los aspectos técnicos de la firma. Procediéndose mediante Resolución 547 del 29 de noviembre de 2010 a adjudicar el contrato cuyo objeto es la asignación telefónica de citas médicas, odontológicas y de control de los programas de P y P -consulta externa-, en los Hospitales y Puestos de Salud a la firma Business Tech S.A, representada legalmente por la señora Claudia Leonor Jaramillo Ceballos, por valor de $41.000.000 por el termino de 2 meses.

El procedimiento anterior, dio origen al Contrato de Prestación de Servicios No.076 de fecha 1 de diciembre de 2010, el cual después de ser suscrito por los funcionarios de la empresa fue entregado por el doctor Ernesto Julio Echeverri Morales, interventor del mismo a la señora Claudia Leonor Jaramillo Ceballos, quien lo regreso sin suscribirlo, ni legalizarlo.

SEXTO: El doctor Juan Carlos Marín Gómez, manifestó que mediante solicitud verbal realizada a la señora Claudia Leonor Jaramillo Ceballos, representante legal de la firma Business Tech S.A, le requirió continuara prestando los servicios de call center con el fin que la atención a los usuarios que se presta a través de éste servicio no colapsara, servicio que puede corroborar se presto desde el 25 de septiembre y hasta 9 días del mes de diciembre de 2010 y fue esta firma quien le asigno en forma telefónica las citas médicas, de odontología, de control de programas de P.y P – consulta externa a nuestros usuarios durante el termino a que se hace referencia, prueba de ello es la certificación expedida por el Profesional de Sistemas de la empresa Ingeniero Orlando Zapata Álvarez, la cual se anexa.

SÉPTIMO: El doctor Ernesto Julio Echeverri Morales, manifiesta que de acuerdo a la certificación expedida por el ingeniero de sistemas de la empresa efectivamente la señora presto el servicio de call center, es así como puede afirmar que la empresa Business Tech S.A, asigno en forma telefónica las citas asistenciales requeridas por los usuarios de la empresa, por lo cual corrobora lo afirmado por el gerente, en cuanto a que la señora Claudia Leonor Jaramillo Ceballos, representante legal de la firma Business Tech S.A, presto el servicio de Central de Atención de Llamadas -Call Center- a los usuarios de la entidad, para la asignación telefónica de citas médicas, odontológicas y de control de los programas de P y P -consulta externa-, en los Hospitales y Puestos de Salud, por el siguiente término:

5 días del mes de septiembre de 2010 

30 días del mes de octubre de 2010. 

30 días del mes de noviembre de 2010 

9 días del mes de diciembre de 2010.

Agrega el doctor Ernesto Echeverri Morales, que se hace necesario aclarar que la señora Claudia Leonor Jaramillo Ceballos, en calidad de representante legal de firma Business Tech S.A presento propuesta el día 23 de noviembre de 2010 en virtud de la Convocatoria Directa No. 31 de 2010, por valor de $41.000.000  por el término de 2 meses, para disponer en forma permanente durante este lapso de 15 agentes para la asignación telefónica de citas médicas, odontológicas y de control de los programas de P y P -consulta externa- y no de 18 como se llevo a cabo en el contrato del cual fue interventor, por lo cual considerando que se presto el servicio como lo afirmo el Gerente y lo documento la  Técnica de Estadística, recomienda se cancele a la señora Jaramillo Ceballos lo relacionado con el servicio prestado a razón de $20.500.000 por mes, siendo las siguientes sumas:

$3.416.665     por el término de 5 días del mes de septiembre de 2010 

$20.500.000   por el término  de 30 días del mes de octubre de 2010.  

$20.500.000   por el término  de 30 días del mes de noviembre de  2010. 

$6.149.997 por el término de 9 días del mes de diciembre de 2010. 

Para un valor total a paga de $50.566.662 por el servicio de call center prestado a los usuarios de la empresa.

OCTAVO: La doctora Maria Mercedes, manifiesta que considera necesario precisar que de acuerdo a la documentación y argumentos expresados a lo largo de ésta acta por los doctores Juan Carlos Marín Gómez, Ernesto Echeverri Morales y Orlando Zapata Álvarez, la firma Business Tech S.A presto desde día 25 de septiembre y hasta el 9 de diciembre de 2010 el servicio de call center en la empresa con el fin de que le fuera asignada telefónicamente las citas médicas, odontológicas y de consulta externa a nuestros usuarios, pero no se obtuvo certificado de disponibilidad presupuesto, ni se suscribió contrato alguno para la prestación del mismo, es por ello que afirma que existe la mala práctica administrativa en el sentido de que se autorizan trabajos, o prestación de servicios y suministro de bienes sin que previamente se adelante el proceso de contratación ni cuenten con disponibilidad presupuestal, por lo cual solicita nuevamente como lo ha hecho a través de circulares remitidas a cada una de las dependencia no se incurra en esta actuar.

Es por ello que en el caso que nos ocupa se ha consolidan un hecho cumplido al adquirir obligaciones, sin que medie soporte legal y presupuestal que lo respalde y cuando antes de su ejecución no se han cumplido requisitos mínimos y legales, no obstante la Empresa Social del Estado Salud Pereira se beneficio de éste servicio, lo cual se vio reflejado en la asignación telefónica de citas médicas, odontológicas y de control de los programas de P y P -consulta externa- a nuestros usuarios, como se afirmo y documento por los funcionarios a que se hizo alusión anteriormente.

NOVENO: Los miembros del Comité de Conciliación, después de analizar los planteamientos expuestos por los funcionarios relacionados anteriormente y respecto a las pretensiones realizadas por la apoderada judicial de la convocante, acuerdan por unanimidad proponer como fórmula de conciliación a la firma BUSINESS TECH S.A, el reconocimiento y pago de la suma de CINCUENTA MILLONES QUINIENTOS SESENTA Y SEIS MIL SEISCIENTOS SESENTA Y DOS PESOS MONEDA CORRIENTE ($50.566.662), por concepto de servicios de call center prestados desde día 25 de septiembre y hasta el 9 de diciembre de 2010, valor que se cancelara dentro de los treinta días siguientes a la fecha en que se apruebe ésta por parte del Juzgado Administrativo.

Al igual que se acuerda por parte de los miembros del Comité de Conciliación, remitir copia de esta acta y todos sus anexos ante la Unidad de Control Disciplinario Interno de la Empresa Social del Estado Salud Pereira, con el fin que se de inicio a investigación disciplinaria y se establezca si hubo responsabilidad de alguno de los funcionarios de la Empresa Social del Estado Salud Pereira en la situación relacionada anteriormente.

Siendo las once y treinta de la mañana (11:30 a.m.) se da por terminado el Comité de Conciliación y se firma por los que en ella intervinieron.

JUAN CARLOS MARÍN GÓMEZ                                             ERNESTO JULIO ECHEVERRI MORALES

SANDRA MAYA GÓMEZ                                                        MARIA MERCEDES RÍOS AYALA

GUSTAVO ALBERTO CASTILLO RAMÍREZ                         JORGE WILLIAM LÓPEZ ESCOBAR

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